생각하는 시간을 가져야 하는 리더, smart work하라!
◎ 왜 이 기사를 읽어야 하는가?
올 초 임원으로 승진한 박상무. 지난 몇 개월을 떠올려 보니 한숨만 나온다.
밀려드는 전화와 메일, 책상에는 보고서와 파일이 쌓이고 수시로 열리는 회의까지.
퇴근 시간은 훌쩍 지났는데 내년 사업목표 수립은 아직 손도 못 댔다.
‘내일로 또 미뤄야 하나?’ 박상무는 죄책감 마저 든다.
누구에게나 똑같이 주어지는 24시간을 어떻게 사용하느냐에 따라 생산성은 확연히 달라진다.
중요한 일에 에너지를 집중할 수 있는 방법은 없을까? 똑똑하게 시간을 관리하는 기술을 전한다. (편집자주)
‘생각하는 시간’을 확보하라
리더의 자리에서 가장 중요한 일은? 의사결정을 하는 것이다.
그런데 옳은 의사결정을 하려면,‘생각하는 시간’은 필수이다.
성공하는 리더들의 공통점은 ‘생각하는 시간’을 매우 중요하게 생각하는데 있다.
GM 새턴 사업부의 전 사장 리처드 스킵 로포브는 일정표에 ‘생각하는 시간’을 따로 정해 놓았다.
해야 할 리스트에서 생각하고 싶은 항목을 뽑아 그 시간을 꼭 비워둔다.
다른 약속시간과 똑 같은 비중으로 다룰 만큼 중요하게 여긴다.
리츠칼튼 호텔의 전 사장 호스트 슐츠 역시 ‘생각하는 시간’, ‘타임아웃’ 습관을 갖고 있다.
매일 아침 30분씩 ‘어떻게 하면 고객서비스를 더 잘 할 수 있을까’를 고민했다.
리츠칼튼이 최고의 서비스를 제공하는 호텔로 인정받게 된 데에는 리더의 이런 노력이 숨어있는 것이다.
엉덩이 붙이고 앉아 있을 시간조차 없는 리더들
생각하는 시간? 좋긴 한데 ‘나에게 닥친 일만이라도 끝낼 시간을 달라’고 외치고 있진 않은가?
뭐가 문제일까? 더 큰 문제는 이는 리더 개인의 문제로 끝나지 않는다는 것.
리더의 시간관리 역량이 조직 전체의 생산성에 영향을 미친다는 데 있다.
리더가 허둥지둥하면 조직원들의 생산성이 높아질 리 없다.
조직 전체에 영향력을 미치는 리더의 시간관리, 지혜롭게 계획하고 실행하려면 어떻게 해야 할까?
다음의 4계명을 기억하라!
1. 자신의 시간 씀씀이를 파악하라
하버드 비즈니스 프레스에서 발간한 <시간관리의 기술>에서는 시간관리의 첫 단계 ‘현재의 시간 사용 내역 평가’를 꼽는다.
하루 동안 무슨 일을 하는지 구체적으로 일지에 기록하고, 일주일 동안의 시간을 분석해라.
실제로 내 시간을 어떻게 사용하고 있는지 객관적으로 파악할 수 있다.
간단한 원 그래프로 표현하면 한눈에 보기가 수월하다.
대부분 이 과정을 거치고 나면 두 가지 이유로 놀란다.
첫째는 특정한 일에 생각보다 너무 많은 시간을 보내고 있기 때문이고,
둘째는 중요한 일임에도 불구하고 적은 시간을 보내고 있기 때문이다.
시간의 씀씀이를 객관적으로 파악했다면,
그 결과를 토대로 내가 원하는 시간의 쓰임새와 어느 정도 차이가 있는지 확인하고 개선점을 찾을 수 있다.
2. 업무의 우선순위를 정하라
시간을 능률적으로 사용하는 사람들의 공통된 특징은 바로 업무 우선순위를 쉽고 정확하게 결정한다는 점이다.
세계적인 베스트셀러 <성공하는 사람들의 7가지 습관>의 저자 스티븐 코비 박사가 제시한
‘시간관리 매트릭스’는 우선순위를 정하는 데 가장 많이 활용되는 도구이다.
이는 중요함과 긴급함 두 요소로 업무의 우선순위를 구분해 판단한다.
1사분면에 있는 중요하고 긴급한 일은 리더가 직접 해결하거나 다른 직원에게 바로 위임해서 처리한다.
설사 시간적 여유가 있더라도 이 업무를 다른 한쪽으로 제쳐 두어서는 안 된다.
3사분면은 리더가 꼭 챙겨야 하는 업무를 제외하고는 대부분 부하직원에게 위임하는 것이 좋다.
시간관리 매트릭스에서 가장 눈 여겨 봐야 할 부분이 바로 2사분면이다.
리더라면 긴급성도 처리해야 하지만 중요한 일에 몰두해야 한다.
조직이 나아갈 큰 그림을 그리려면 긴급하진 않지만 중요한 일을 고민하는 데 많은 시간을 할애해야 한다.
스테파니 윈스턴의 저서 <성공하는 CEO들의 일하는 방법>에서 중요하고 어려운 업무는 하루 중 컨디션이
가장 좋은 시간대에 진행하는 것이 현명하다고 말하고 있다.
실전 tip. 실행 가능한 리스트를 만드는 6단계 프로세스
우선순위 업무를 구체적으로 실행할 때 다음과 같은 방법을 사용해 보는 것은 어떨까?
펙 피커링(peg Pickering)의 저서 <업무 시간의 생산성 극대화 방법>에서 소개된 6단계다.
1) 하루 중 처리하고 싶은 일을 모두 기록한다.
2) 위임할 수 있는 일이 있는지 찾아서 즉시 위임한다.
3) 일정표에 업무 사항을 구체적인 시한과 함께 적는다.
4) 나머지 업무에는 예상되는 시간과 난이도에 따라 상, 중, 하를 정한다
5) 시간의 흐름에 따라 집중력에 차이가 있다는 것을 염두에 두고 하루 중 각 업무를 처리할 구체적인 시간을 배정한다.
6) 완료하지 못한 업무는 다음 날로 넘긴다. 하루에 처리할 수 있는 분량인지 합리적으로 판단하여 현실적인 계획을 세워라.
3. 사람으로 줄일 수 있는 시간, 업무위임!
업무의 A부터 Z까지 세부적인 것을 챙기는 것은 부하직원의 역할이다.
그런데 리더의 자리에 오르고도 예전의 습관이 남아있는 경우가 종종 있다.
완수해야 하는 업무가 있는데 아직 시작도 못했다면 위임을 고려해라.
위임은 양날의 칼처럼 장점과 단점을 갖고 있다.
리더의 시간을 아껴 더 중요한 일에 몰입할 수 있는 기회를 주는 것이 위임의 장점이다.
반대로 일이 잘못되면 결과에 대해 책임져야 하는 점.
그리고 위임 받은 부하직원을 제대로 이끌어 성과를 내야 하는 부담이 있다.
부담은 있지만 리더와 부하직원이 생산성을 높이고 성장하기 위해서는 위임이 꼭 필요하다.
효과적으로 위임하려면 다음 세 가지를 실천하라.
실전 tip. 리더의 시간관리에 날개를 달아줄 업무 위임법
첫째, 위임 받을 적임자를 찾아라.
다음의 질문에 합당한 사람에게 위임하라.
유사한 업무 경험이 있는가? 본 업무에 필요한 지식과 능력을 지녔는가? 즉각적으로 처리하기에 과도한 업무는 아닌가?
이 위임이 동료들 사이에서 공평한 기회로 받아들여질 것인가?
둘째, 합리적으로 모니터링 하라
위임이 성공하려면 모니터링 과정은 꼭 필요하다.
가장 좋은 방법은 위임할 때 중간보고 시점을 미리 정하는 것이다.
위임 받은 사람이 업무를 처리하는 방식이 리더의 스타일과 다르더라도
간섭하거나 위임 결정을 뒤집는 것은 올바른 모니터링이 아니다.
셋째, 위임 작업을 평가하라
업무 결과나 소요된 시간이 적절한지만 평가한다면 표면적인 평가에 불과하다.
종합적인 평가를 하려면 다음과 같은 질문을 던져야 한다.
‘위임의 결과가 리더에게 어떤 영향을 미쳤는가?’
위임이 성공한 덕분에 절약한 시간으로 리더가 다른 업무에 전념했느냐가 성공의 판단요소다.
위임이 성공적이지 못했다면 리더가 잘못 지시했거나 전달한 사항은 없는지 먼저 살펴본다.
이후 위임 받은 사람의 잘못을 분석하고 실수를 통해서 배울 수 있도록 코칭한다.
4. 조용한 침입자, 시간 방해요소를 제거하라
시간을 갉아먹는 요인들은 대부분은 사람이 만든다.
시간계획을 잘 짜더라도 이를 방해하는 요소는 늘 존재한다.
그래서 첫째, 스스로의 습관을 고쳐라.
시간을 가장 많이 빼앗는 요소는 다름 아닌 ‘자기 자신의 습관’이다.
패트릭 포사이스는 저서 <전략적 시간관리>에서 시간 낭비의 문제를 해결하는 몇 가지 방법을 제시하고 있다.
먼저 어려운 일일수록 미루지 말고 즉시 해결해라.
의사결정이 미뤄지다 보면 실행마저도 뒤쳐진다.
하기 싫은 일일수록 철저히 계획하라.
하기 싫은 일의 목록에는 V 체크 표시를 해둬 빠뜨리지 않고 해낼 수 있도록 한다.
좋아하는 일에만 매달려서는 안 된다.
자기가 좋아하는 일에만 파고들게 되면 아무리 많은 시간을 그 일에만 소비하더라도 알아채지 못한다.
이는 하기 싫은 일을 뒤로 미루게 되는 핑계로 작용할지도 모른다.
둘째, 외부적인 방해요소에 대처하라.
연구결과에 의하면 직장인이 방해 받지 않고 일할 수 있는 시간은 평균 15분도 채 안 된다고 한다.
그런데 더 큰 문제는 원래 하던 업무로 다시 집중을 하려면 23분이라는 시간이 필요하다는데 있다.
앞서 말한 시간일지를 작성해 보면 방해로 인한 시간이 얼마나 큰 부분을 차지하는지 알 수 있다.
사실 외부적인 방해요소를 피하기는 쉽지 않다.
따라서 적절히 제한하고 개방하는 방법을 택해야 한다.
부분적인 제한 방법으로는 면담 시간대를 따로 정한다.
예를 들면 오후 2시에서 4시까지는 직원들이 언제라도 찾아올 수 있게 한다.
혹은 메일로 면담 시간을 조율할 수 있다.
면담이나 전화 통화 시에는 제한 시간을 정하여 되도록 엄수한다.
그리고 대화 중에서 시간을 아끼기 위해서는 ‘무슨 일인가? 라고 묻기 보다는 ‘내가 무엇을 해주면 좋겠는가? 라고 질문한다.
대화하는 상대방이 바로 문제의 핵심을 이야기하기 때문이다.
조직 차원에서도 적용할 점은 있다. 바로 업무 집중 시간을 별도로 운영하는 것이다.
한 유통업체의 인사부문은 '회의는 무조건 오후에만 한다'는 원칙을 세웠고,
트라이엄프 인터내셔널 재팬은 아예 전직원을 대상으로
매일 낮 12시 30분부터 2시간 동안 전화, 복사, 잡담을 일체 하지 않는 업무전념 시간을 운영하고 있다.
셋째, 다중작업은 효과적으로 처리하라.
스마트폰, PDA, 이메일, 메신저의 사용이 늘면서 편리함을 주는 동시에 일일 업무의 분량도 현저히 늘었다.
런던 대학교의 연구 결과에 따르면 많은 업무에 허덕이는 직장인들의 IQ는 평소보다 10정도 낮아진다고 한다.
결론적으로 다중작업은 일의 퀄리티를 책임지지 못한다.
그러나 현실은 한 가지 일에만 집중하도록 내버려두지 않는다.
다중작업의 가장 큰 문제점은 중요한 일 조차 다른 업무와 겹쳐서 진행될 수 있다는 것이다.
피할 수 없다면 최선을 찾아야 한다. 짧은 시간에 여러 가지 일을 처리할 때는 고도의 집중력을 발휘해라.
반드시 시작한 일은 마무리를 짓고 다음 일로 넘어간다.
혹시 일을 하는 중간에 다른 업무에 대한 아이디어가 떠오르면 종이에 적어두고. 퇴근 길에 펼쳐서 생각하라.
자투리 시간을 활용하는 것도 방법이다. 5분, 10분만에 할 수 있는 일이 의외로 많다.
스마트폰을 이용하면 자투리 시간은 더 빛을 발한다.
<Good to Great>의 저자 짐 콜린스는 하루를 창조적인 일, 가르치는 일, 그 외 해야 하는 일,
이 3가지로 나누어서 시간을 관리한다.
그는 앞서 소개했던 시간일지를 매일 작성해서 매주, 매달, 매년 평균을 낸다고 한다.
이렇게 엄격하게 시간을 관리하는 이유는 시간을 '비우기' 위해서이다.
그의 목표는 시간의 50%를 책을 쓰고 생각하는 창조적인 일에 쓰는 것이다.
이 시간을 확보하기 위해 오전 8시부터 정오까지는 인터넷을 포함한 모든 전자제품과의 접촉을 끊는다.
리더에게 있어 시간관리의 가장 궁극적인 목표는 ’생각하는 시간’을 확보하는 것이다.
조직의 비전에 맞는 전략을 고민하고 한발 앞서 미래를 예측하는 리더가 되고 싶다면 시간관리부터 시작하라.
윤희정 IGM 책임연구원 hjyoon@igm.or.kr
